✿ 這篇文章是我的 2026 年 4月份 BlogBlog 同樂會 投稿
這個月是由 Wen 主持的同樂會投稿活動，主題是分享「生產力」。Wen 的部落格「Wen的生產力實驗室」本來就長期關注這個領域，由他發起並邀請大家一起討論，再適合不過了。
當我看到這個主題時，第一個浮現腦海的，是我在 2024 年 9 月重回職場前讀的一本書 — 《上線時間管理術》。作者 Laura Mae Martin 的工作經歷相當特別，她在 Google 擔任 Executive Productivity Advisor (執行生產力顧問)，專門協助管理階層優化工作效率與決策品質。
在離開第一份工作前，我曾經歷一段狀態不太理想的時期。每天都很忙，卻說不上自己真正完成了什麼；生活的時間被工作大量占據，卻缺乏踏實感。
在閱讀這本書的過程中，我彷彿看見了當時的自己，也慢慢找到一些簡單卻有效的調整方法。剛好藉著這次機會，把這些收穫整理下來。
🍡 什麼是生產力？
Laura Mae Martin 在書中一開始分享了一個讓人印象深刻的例子，在某個週六追劇，看了好幾個小時的影集，而那是她人生中最高效且富有生產力的日子之一。
她也在書中重新定義了「生產力」。
生產力是：
- 清楚知道自己想做什麼
- 安排合適的時間和地點去執行
- 在預定的時間內確實完成
而這三個原則，不僅適用於工作規劃，也可能落實到我們對生活目標的追求及日常瑣事的處理。
該專心工作時，就專心投入；該處理家務時，不拖延；而當你決定放鬆時，就安心地放鬆。如果在應該陪伴家人、好好休息的時間裡，還忍不住打開電腦回信，那其實並不算是真正的「有生產力」。
這樣的觀點讓我意識到，生產力不只是「做很多事」，而是「在對的時間，做對的事」。
🍡 如何增加執行力？
作者認為，具有生產力的人都擁有兩個重要特質：願景和執行力。
所謂願景，指的就是腦中時常冒出的想法，不管是靈感、對事物的新理解，或是為難題找到了新解法。
而執行力則是將腦內的各種思考轉化為具體行動，並一步步完成。
書中提出「生產力5C」，我自己很喜歡，也常用在寫作上：
- 放鬆 (Calm)：透過休息讓思緒沉澱，反而更容易產生靈感。像我很多寫作點子，都是在散步或運動時出現的。
- 創造 (Create)：讓想法自然浮現，不急著判斷是否有用。
- 採集 (Capture)：把靈感記錄下來，即使只是簡單幾個關鍵字。
- 整合 (Consolidate)：安排時間，把零散的想法整理成完整內容。
- 完結 (Close)：完成並分享，讓一件事情真正告一段落。
這個流程看似簡單，但實際運用後，會發現它幫助我們把「想很多」轉變為「做得到」。這個概念也可以運用在其他情境與工作中。
🍡 三個幫助我提高生產力的方法
𝟙 用「清單漏斗」釐清優先順序
看到「清單」這個詞，會不會讓你想到那些永遠都劃不完的待辦事項。
如果你像我一樣，曾經每天早上列好待辦事項，但在一天結束時卻總是無法完成，那麼清單漏斗的概念可以幫助你突破這個困難。
「清單漏斗」的概念是：
- 上層：所有待辦事項（首要清單）
- 中層：本週需要安排的任務（一週清單）
- 下層：今天一定要完成的事（一日清單）
這裡分享我自己目前採用的方式，我的工作任務管理是用一個 excel 表格整理，按日列出當天的會議及各個案件需要完成的事項。我可以從表格清楚知道提交期限與會議安排，方便我檢視當週最重要的工作，以及確定每天必須完成的工作。
而生活上我主要依靠 iPhone 的 calendar 和 reminders 來規劃。因為現在這兩個系統已經可以同時出現在 calendar ，所以對我來說非常方便。我需要在 calendar 記錄和朋友家人的約會，或是各種預約行程。而個人的待辦事項我就會利用 reminders ，通常只設定日期就能提醒我在當日需要完成的事。
另外關於列清單有一個很重要的是，每天要挑出最重要的三件事完成，當然有些瑣碎雜事可以不包含在這三個。但如果條列出過多的任務，很常發生的狀況就是什麼都沒辦法做完，所以我自己的原則是會排出最重要或是最緊急的三件事，將它們歸納為當日必須完成的事。
當目標清晰，反而更容易完成，也比較不會陷入什麼都做不完的挫折感。
𝟚 找到自己的「威力時刻」
從前我是個完全無法按計劃行事的人，就是很愛做計劃，但極度缺乏執行能力。我一直以為自己不擅長時間管理，但後來才發現，問題其實出在「精力分配」。
作者在書中提到，相較於計劃做什麼事，做事的時機其實更為重要。每個人在一日當中最有精神的時段都不一樣，而且可能都不會超過四個小時。所以，不是每個時段都有同等的價值，把握最有精力的時段，在書裡稱之為「威力時刻」，去執行最需要腦力和專注力的任務至關重要。
我自己是屬於早上時段比較能夠專注和思考的類型，所以若是可以選擇，我會保留中午前的時間完成自己需要處理的工作，尤其是做起來比較燒腦或麻煩的事務。
而前提是，要有整理好剛剛說的清單，才能清楚地知道需要完成什麼事，哪些是最需要放在早上完成。
不過，這裡也想補充一點，很多時候工作時間是會受他人或外務所影響，可能會被電話打擾，也會需要配合同事或客戶的時間安排會議。但你完全不需要保留所有的「威力時刻」，其實只要有意識地在屬於自己的「威力時刻」專注做事，即使只有把握一半的時間，也能夠感受到很大的差異。
𝟛 用「洗衣法」管理好 email
Email 應該是工作上最大的分心來源之一，研究顯示，人們在工作時大約每小時查看信箱11次，看到這個數據真的覺得太驚人了。
我自己原本就是一個無法忍受未讀信件留在信箱的人，所以從前我的習慣是當日一定都會把信讀完。但讀了作者介紹的「洗衣法」之後，我發現我還能做得更好。
書中列出三個步驟清理 email inbox：
- 移除沒有必要看到的 email
- 標記好確實必須處理的 email
- 想整理待洗衣物那樣分類你的 email
完成這些步驟，每天應該都能夠保持你的 inbox 空空如也。
我自己現在是將各種公司通知信件直接設定彙總到一個取名為 updates 的資料夾，這樣的話，其他會進入 inbox 的信件就會是必須處理的 email。
若是能當日處理回覆完的，就會當天完成，然後將信件轉到 Archive，若是有需要時間追蹤處理的，就需要安排處理時間，然後將信件移到代辦事項的資料夾。
這樣的做法能讓自己清楚知道，留在 inbox 的信件就是尚未處理的信件。想像這個 inbox 是家裡的烘衣機，如果把不需要處理的通知信、回覆完的溝通信、待處理信件都留在裡面，那不就像是把烘乾的衣服留在烘衣機，然後又有洗好的衣服時直接再丟進去，混雜在一起。
另外，當 inbox 變得乾淨清楚時，我發現焦慮感也明顯降低。因為當看到信箱有一堆信件，甚至是未讀信件，即使不想理會或處理，但大腦會直覺地反應，是不是有很多沒有做完的事，進而產生焦慮感。所以，好好整理 inbox，每天在下班前開心地看到「Enjoy your empty inbox」。
很開心透過這次「生產力」的主題，再次回顧這本書帶給我的影響。《上線時間管理術》不只是教方法，也幫助我重新思考「如何安排生活與工作的關係」。
書中還有許多值得細細體會的觀點與技巧，也許你在閱讀的過程中，會找到更貼近自己狀態的做法。
如果你也感到忙碌卻沒有方向，推薦閱讀這本書，或許也能帶來一些不同的啟發。
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